Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing wanneer [BEDRIJFSNAAM] (KvK-nummer [KVK-NUMMER]), hierna "Verwerker" of "Tarifi", in het kader van de algemene voorwaarden persoonsgegevens verwerkt namens de Klant (hierna "Verwerkingsverantwoordelijke"), voor zover die gegevens toebehoren aan de klanten van de Klant en via Tarifi worden verwerkt (bijvoorbeeld in offertes). Deze overeenkomst geeft invulling aan artikel 28 AVG.

1. Definities

Begrippen als "verwerken", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "betrokkene" en "inbreuk in verband met persoonsgegevens" hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan geeft.

2. Onderwerp en duur

Deze overeenkomst geldt zolang de Klant Tarifi gebruikt op grond van de algemene voorwaarden, en eindigt automatisch op het moment dat die overeenkomst eindigt, behalve voor bepalingen die naar hun aard blijven doorlopen (zoals geheimhouding).

3. Aard en doel van de verwerking

Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van de Tarifi-dienst aan de Klant: het aanmaken, berekenen, opslaan, versturen en opvolgen van offertes en gerelateerde documenten, inclusief eventuele AI-ondersteunde functies die de Klant activeert.

4. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

• Betrokkenen: contactpersonen en klanten van de Klant die voorkomen in offertes, zoals offerteontvangers.
• Persoonsgegevens: naam, contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres), functie, en de inhoud van offertes en bijbehorende correspondentie. Er worden voor zover bekend geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens) verwerkt binnen de normale werking van Tarifi.

5. Instructies en verplichtingen van Verwerker

Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting Verwerker tot verwerking verplicht. Verwerker zorgt ervoor dat personen die toegang hebben tot de gegevens gebonden zijn aan geheimhouding.

6. Subverwerkers

De Klant geeft Verwerker toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen:

• [HOSTINGPARTIJ]: hosting van de applicatie en gegevensopslag.
• OpenAI, L.L.C.: verwerking van offertetekst en gerelateerde inhoud voor AI-tekstsuggesties en opvolgadvies, uitsluitend wanneer de Klant deze functies gebruikt.
• Anthropic PBC: idem, als alternatieve of aanvullende leverancier van AI-taalmodellen.

Verwerker informeert de Klant over voorgenomen wijzigingen in deze lijst, zodat de Klant daartegen bezwaar kan maken. Verwerker legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst zijn opgenomen.

7. Beveiligingsmaatregelen

Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Logische scheiding van gegevens per organisatie (multi-tenant architectuur), zodat de ene Klant geen toegang heeft tot gegevens van een andere Klant.
• Rolgebaseerde toegangscontrole binnen elk account, zodat gebruikers alleen toegang hebben tot wat voor hun rol nodig is.
• Versleuteling van gegevens tijdens verzending. [Aanvullen/bevestigen: versleuteling in rust, back-upbeleid en overige concrete maatregelen bij de gekozen hostingpartij.]

8. Meldplicht datalekken

Verwerker informeert de Klant zonder onredelijke vertraging nadat Verwerker kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die gegevens van de Klant raakt, zodat de Klant zo nodig kan voldoen aan zijn eigen wettelijke meldplichten.

9. Bijstand bij rechten van betrokkenen

Voor zover redelijkerwijs mogelijk, verleent Verwerker bijstand aan de Klant bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen die hun AVG-rechten willen uitoefenen (zoals inzage of verwijdering), en bij het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen indien van toepassing.

10. Audit

De Klant kan, met redelijke voorafgaande kennisgeving en niet vaker dan noodzakelijk, Verwerker verzoeken om informatie te verstrekken waaruit blijkt dat aan deze overeenkomst wordt voldaan, of een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke derde, onder geheimhouding en op een manier die de bedrijfsvoering van Verwerker niet onevenredig belast.

11. Doorgifte buiten de EER

Voor zover subverwerkers gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, zorgt Verwerker voor passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een ander geldig doorgiftemechanisme. [Nader te bevestigen door jurist per daadwerkelijk gebruikte subverwerker.]

12. Teruggave en verwijdering

Na afloop van de overeenkomst met de Klant verwijdert Verwerker de persoonsgegevens van de Klant, of geeft deze op verzoek terug, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

13. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheidsbepalingen uit de algemene voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing op deze verwerkersovereenkomst.

14. Toepasselijk recht

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing, op dezelfde wijze als bepaald in de algemene voorwaarden.

Contact

Vragen over deze verwerkersovereenkomst? Mail naar info@tarifi.nl.